數據管理概說
1. 數據的意義
數據，講白話一點叫「數字」，講專業一點叫「資訊」。
有人說，未來的世界將會是個「資訊掛帥」的時代，誰能掌握重要且多數的資訊，誰就是贏家，不論在生產行銷上，或是在投資分析上，甚至在國家施政上都是如此，而在這個競爭激烈的社會中，我們可能即將進入一個「資訊戰爭」的時代。
在資訊的領域中，毫無疑問地，數據佔著舉足輕重的地位，若在一份資訊文件中，沒有加入數據的說明，則必暗然失色；反之，如果能在一份資訊文件裡，充份而技巧地添加數據的內容，絕對可以大大地提升它的可讀性與價值感，因為數據本身具有引誘、客觀、比較與說服等特性，因而可以增加資訊相關文件的光彩。
在很多研討會上，筆者喜歡用下列兩種方式來解讀「數據」的意義，蠻符合管理的概念，同時也容易記住：
1.搜集「數」字，「據」為己有，用作管理：
在管理上用作差異或績效分析的基準，通常都是一些數字，如生產效率：90％、不良比率：0.5％、每月營業額：8000萬元等，而實際執行結果的計算，也都是以數字的方式呈現，以利於分析比較或判定管理上的成效；因此，身為管理人員要經常把數字據為己有，以便衡量或證明自己管理上的好壞。
2.掌握「數」字，當作證「據」，用於改善：
企業必須在組織內外部進行持續不斷的改善活動，以強化體質、提升水準，避免在競爭中被淘汰；而管理人員在進行各項改善活動時，絕對不能靠經驗判斷，一定要掌握改善前後的數字，用來證明其改善的成效，讓上司或老板肯定與嘉許。
數字是死的，沒有任何意義；然而當數字變成「數據」時，它是活的，它有特定的意義，它不但會說話，有時候還具有殺傷力。
2. 個人品質的數據
在現代工商社會裏，人與人接觸的機會十分頻繁，而在接觸的過程中，對彼此之間的分析與評量是一件很重要的事情，尤其是在執行特殊的工作時，如：談判、面試或相親等等，很可能因為對對方的誤判而造成非常嚴重的後果。
那麼，我們應該如何正確地來判斷一個人呢？
筆者認為答案還是在“數據”兩個字，也就是說儘可能去搜集有關對方的各項數據，再用這些數據對其作綜合且客觀的判定，如此才不會有偏失或誤判而造成遺憾。
表面上看起來，好像要用數據來偵測一個人似乎不太容易，但只要深入分析，其實並不困難，在一般人面對初次接觸的朋友可能就會有下列的問題：
•「這傢伙講話那麼快，又說得頭頭是道，有夠厲害！」
•「他一個月到底賺多少錢？」
•「跟他做生意，安不安全？牢不牢靠？」
在上列的問題裡，包含了想偵測對方的說話速度、說話正確性、月薪及信用度等的數據，而這些絕對可以量化，不會只是單純的抽象觀念而己，從這幾個簡單的例子可以證明要用數據測人，絕非難事。
要判斷一個人，也就是說對這個人的品質（人品）加以偵測評量，若能從下列五個層面作全盤綜合式的測量，則保證八九不離十了。
•德（道德數據）：如操行成績、出勤率、跳槽次數……等。
•智（智力數據）：如考試成績、IQ指數、技術檢定得分等。
•體（體能數據）：如運動測驗成績、健康檢查數字……等。
•群（團隊數據）：如領導力、溝通力測驗成績、EQ指數等。
•美（藝術數據）：如音樂、美術、寫作成績、藝能項次等。
連個人品質都能用數據量化，在這世上還有什麼不能用數據的？
3. 不良的管理方式
傳統的企業管理比較仰賴經驗的判斷，對於數據管理的運用並不普遍，我們可以稱它為一種「不良的管理方式」。
日本人給這種不良的管理方式取了個名字，叫做「K.K.D式管理」，用來加深管理人員對它的印象，茲簡略說明如下：
•K（KEIKEN）：經驗，依據過去接觸的印象來行事。
•K（KAN） ：直覺，依據當時接觸的印象來行事。
•D（DAITAN）：大膽，行事或決策僅憑膽識與勇氣。
筆者常將此種K.K.D式不良的管理方式比喻為「射飛靶式管理」，在飛靶射擊時，是在射擊手的遠方拋出一個圓形泥盤，然後再靠射擊者的直覺、經驗、膽識，在一剎那之間出手擊槍，打下飛盤；在射飛靶時，因無客觀數據的計算與參考，故要做到百發百中，是一件非常不容易的事情，一般的結果是：打中的少，不中的多。
K.K.D不良的管理方式是過去的管理方法，在以往不太講究與推展管理的時代中，是一種慣用的手法，其一般缺失如下：
1.直覺行事：做事情時，較易於依個人感覺、喜好來執行。
2.流於主觀：對於很多事情的看法，僅憑粗淺的印象下結論。
3.事件誤判：在做決策或判定時，很容易造成錯誤的判斷。
4.動機不善：易流於假公濟私、公報私仇等弊端之地步。
5.大聲管理：膽識大、聲音大，而「聲音大，道理就大」？
4. 良好的管理方式
現代的企業管理比較著重數據的運用，它並不否定K.K.D式管理的效果，但在內部運作和行事決策上，一切以數據為先，讓數字講話，用數據作支持，拿數據作依歸，我們可以稱它為一種「良好的管理方式」。
筆者仿照日本人給這種良好的管理方式取了個名字，叫做「O.E.F式管理」，同樣用來加深管理人員對它的印象，茲簡略說明如下：
•O（OBSERVATION）：客觀，依觀查測定的結果來行事。
•E（ EVIDENCE ）：證據，依數據證明的研判來行事。
•F（F A C T ）：事實，行事或決策憑藉事理實情。
筆者亦常將此種O.E.F式良好的管理方法比喻為「射飛毛腿飛彈式管理」，在兩次波灣戰爭中，美軍皆曾動用愛國者飛彈成功地在半空中攔截伊拉克所發射的飛毛腿飛彈，讓科威特及鄰近中東國家地面的傷亡減到最低。而愛國者飛彈發射前，是先透過雷達分析已發射飛毛腿飛彈的軌跡及預期未來路徑，再下達指令給發射車，如此透過數據詳細的計算，所以任何官兵只要稍加訓練，很容易就可發射飛彈、命中目標，比射擊飛靶簡單多了。
雖然數據管理看起來不太符合人性，但它仍有存在的優點：
1.客觀公正：數據不會摻雜感情因素，具有絕對超然的立場。
2.鐵面無私：利用數據作各項判定時，如包公斷案，好壞立見。
3.判斷正確：在做決策或判定時，避免造成錯誤的判斷。
4.說服上司：運用數據分析作支持，使各項建議易被上司接受。
5.管理利器：利用數據作管理（如打考績），員工沒話說。
數據觀念的重要
在管理上，大家都知道：「一百個直覺，不如一個正確的數據。」因此，有效運用數據，以便做好管理，自有它的重要性。「管理依條例，管得有道理」，有了條理才會有道理；有了道理才會得人心；有了人心，管理才算成功；而這個條理就是標準，故「無標準即無管理」，而無數據，何來標準呢?所謂身為企業的管理人員，培養數據觀念首推當務之急。